Сопроводительное письмо к КП читают раньше самого предложения. По двум-трём строкам в письме клиент решает, открывать вложение сейчас или оставить «на потом». Ниже пять готовых текстов под пять ситуаций: берите, подставляйте свои слова и отправляйте. Общую схему письма, из чего оно состоит и что в нём лишнее, я уже разбирал в статье «Направляю коммерческое предложение», поэтому здесь только тексты и случаи, когда какой подходит.
Зачем коммерческому предложению сопроводительное письмо?
Письмо объясняет, почему вы пишете именно сейчас и что клиенту нужно сделать с вложением. Без него КП легко принять за рассылку.
У хорошего письма три задачи: напомнить, откуда клиент вас знает, назвать одну главную вещь из предложения и предложить следующий шаг. Всё остальное лежит в самом КП. Если вы пересказываете смету в письме, оно выходит про вас, и клиент пролистает его, не дочитав.
Что написать в теме письма с КП?
В теме письма с КП назовите предмет и повод: «КП на вентиляцию по нашему разговору». Слово «предложение» без уточнения теряется среди сотни одинаковых тем.
Хорошо работает формула «что + для кого или по какому поводу». Например: «Смета на монтаж, как договорились во вторник». Плохо работают темы вроде «Коммерческое предложение» и «Добрый день»: по ним нельзя понять, срочное это письмо или рассылка. Если вы отвечаете на запрос, повторите слова клиента из его сообщения, так письмо сразу узнают.
Какое сопроводительное письмо отправить после звонка или встречи?
После разговора письмо должно подхватить то, о чём вы договорились. Начните с этого, а не с представления компании: клиент вас уже знает.
<blockquote>Здравствуйте, [имя]!
Как договорились на звонке, отправляю предложение по вентиляции в офисе. Вы говорили, что главное успеть до начала отопительного сезона, поэтому сроки монтажа я вынес в начало.
Посмотрите, пожалуйста, и скажите, что хотелось бы поправить. Наберу вас в четверг после обеда, чтобы обсудить.
</blockquote>Что здесь работает: ссылка на разговор, одна приоритетная для клиента вещь и конкретное время, когда вы вернётесь. Не «буду ждать обратной связи», а «наберу в четверг».
Как написать сопроводительное письмо к КП по запросу клиента?
Если клиент сам попросил предложение, письмо короткое: подтвердите, что отвечаете на запрос, и сразу отдайте то, что просили. Рассказывать о себе второй раз не нужно.
<blockquote>Здравствуйте, [имя]!
Вы запрашивали расчёт на поставку. Предложение во вложении: позиции, сроки и условия оплаты на одной странице. Если нужно подогнать под ваш бюджет, скажите, какие позиции можно убрать или заменить, и я пересчитаю.
Отвечу в день обращения, если появятся вопросы.
</blockquote>Фраза про бюджет делает за вас половину работы: клиенту проще написать «уберите вот это», чем «слишком дорого». Как отвечать, когда запрос пришёл в виде формы с вопросами, я описывал в статье про ответ на запрос коммерческого предложения.
Что писать, если вы отправляете КП незнакомой компании?
Незнакомому адресату сначала объясните, почему вы пишете именно ему, и только потом предлагайте. Одна фраза о том, что вы знаете про его компанию, стоит всего блока про ваши преимущества.
<blockquote>Здравствуйте, [имя]!
Увидел, что ООО «Вектор» открывает второй склад. Мы делаем стеллажные системы под такие задачи, и я подготовил расчёт для вашего случая: он во вложении, там две страницы.
Если тема сейчас неактуальна, напишите одним словом, и я не буду беспокоить.
</blockquote>Последняя строка снимает напряжение. Человеку проще ответить «неактуально», чем молча удалить письмо, а вам честный отказ полезнее тишины. Если тишина всё же наступила, продолжение найдёте в статье про клиента, который не отвечает после КП.
Как оформить сопроводительное письмо к КП по рекомендации?
Начните с имени человека, который вас рекомендовал, и сразу скажите, о чём шла речь. Рекомендация открывает дверь, но дальше письмо должно работать само.
<blockquote>Здравствуйте, [имя]!
Вам порекомендовали нас в студии «Линия»: мы делали им сайт и продвижение. Они сказали, что вы выбираете подрядчика на похожую задачу, поэтому отправляю предложение с этапами и сроками.
Если удобнее обсудить голосом, предложите время, подстроюсь.
</blockquote>Называть можно только того, кто разрешил себя упоминать. Если сомневаетесь, спросите заранее, а в письме напишите «нас порекомендовали коллеги по рынку».
Чем отличается сопроводительное письмо, когда КП уходит ссылкой, а не вложением?
Текст почти тот же, но вместо «см. вложение» вы даёте ссылку, и после отправки продавец видит, что с ней происходит. Это меняет то, что вы делаете дальше.
<blockquote>Здравствуйте, [имя]!
Предложение по вашему запросу собрано на странице: вот ссылка. Откроется с телефона и компьютера, ничего скачивать не нужно. В смете можно сразу отметить, какие позиции вам нужны, итог пересчитается.
Посмотрите, когда будет время, я на связи.
</blockquote>
Какие ошибки в сопроводительном письме чаще всего губят КП?
Чаще всего письмо длиннее самого предложения, начинается с рассказа о компании или заканчивается словами «жду обратной связи». Вот три самых частых ошибки.
Первая: десять строк о том, кто вы такие. Клиент читает с телефона, и на втором экране он уже не с вами. Вторая: в письме нет ни слова о том, что нужно сделать клиенту. Он не отказывается, он просто не знает, чего вы от него ждёте. Третья: файл называется «КП_финал_2_исправленный.pdf». Назовите так, чтобы по имени было ясно, от кого и о чём: «Предложение по монтажу вентиляции, ВентМонтаж Про».
Проверка простая: прочитайте письмо так, будто получили его сами. Если за десять секунд не поняли, кто пишет, что прислал и что делать дальше, переписывайте.
Когда стоит отправить письмо повторно?
Если вы не получили ответа, повторное письмо уместно через несколько рабочих дней. В нём не нужно извиняться: достаточно одной новой причины написать.
Новая причина может быть любой: уточнился срок поставки, освободилось окно в графике, закончилась акция на материалы. Исследование Backlinko и Pitchbox по 12 млн писем (2019) показало, что одно повторное письмо даёт на 65,8 % больше ответов. Это цифра про письма вообще, не про КП, поэтому берите её как ориентир. Про отправку КП в целом я писал в статье как отправить коммерческое предложение.
