Направляю коммерческое предложение: как написать письмо, которое откроют

«Направляю коммерческое предложение» — самая частая первая строка делового письма и самая пустая. Разбираем, что писать в теме, в первом абзаце и в последней строке, чтобы документ открыли в день отправки.

Расчёт готов, файл собран, остаётся написать письмо. И почти все пишут одно и то же: тема — «Коммерческое предложение», первая строка — «Здравствуйте! Направляю коммерческое предложение», дальше вложение. Формально всё верно. Практически это письмо, по которому получатель не может понять ни кто пишет, ни о чём речь, ни что от него хотят, — а решение открывать или не открывать он принимает за секунду, глядя на одну строку в списке.

Само предложение при этом может быть отличным. Оно просто не доходит до чтения.

Тема письма: услуга, компания, срок

Тема — единственное, что человек видит до открытия, и единственное, по чему он найдёт вас через месяц. «Коммерческое предложение» в теме не сообщает ничего: таких писем у закупщика к пятнице четыре.

Рабочая формула — что предлагаете, кому, когда: «Поставка кабеля ВВГнг для „Ремстроя“ — расчёт от 07.08». Если письмо идёт в ответ на запрос, добавьте его номер или дату — так оно ляжет в нужную папку без вашего участия.

Первая строка — не «направляю», а привязка к контексту

Слово «направляю» не несёт информации: получатель и так видит, что ему что-то направили. Первая строка должна ответить на вопрос «почему это письмо у меня». Один из трёх вариантов почти всегда подходит:

Был запрос — «По вашему запросу от 5 августа на 200 м кабеля».
Был разговор — «Как договорились во вторник по телефону».
Ни того, ни другого — тогда честно объясните, почему пишете именно этой компании, в одном предложении и по делу.

Три строки о сути — до того, как человек что-то откроет

Никогда не оставляйте главное только внутри вложения. В теле письма должны быть цена или вилка, срок и одно отличие от конкурентов. Причина простая: половину писем читают с телефона между делами, и вложение открывают потом — а «потом» наступает не всегда. Три строки в теле дают человеку основание вернуться.

Последняя строка — конкретное действие с датой

«Буду рад сотрудничеству» ни к чему не обязывает и потому не работает. Работает следующий шаг, названный вами: «Если состав подходит, зарезервирую объём до пятницы — напишите одно слово в ответ» или «Позвоню в четверг после обеда, чтобы ответить на вопросы». Вы назначаете время следующего касания сами — иначе оно не наступит.

Вложение — главный барьер

Архив, файл на 20 МБ, пароль вторым письмом, ссылка на облако с запросом доступа — каждый такой шаг стоит вам открытий, причём именно тогда, когда человек просматривает почту подряд и возиться не готов. Отправляйте так, чтобы предложение открывалось одним касанием прямо из письма, включая телефон.

Тишина после отправки — это не всегда отказ

Самое дорогое в этой схеме — вы не знаете, на каком шаге всё остановилось. Письмо ушло в спам, тема не зацепила, вложение не открылось на телефоне, предложение прочитали и отложили — снаружи всё это выглядит одинаково: молчание. И дожимать вслепую приходится наугад.

Как это устроено в OPmax

Предложение уходит живой ссылкой, а не вложением: она открывается прямо из письма, без скачивания и пароля, и цены в ней всегда актуальные — если вы поправили расчёт, получатель видит новый. Тем, кто по привычке просит файл, из той же ссылки доступен PDF с кнопкой возврата в веб-версию.

Главное — тишина перестаёт быть непрозрачной. Вы видите, открыли предложение или нет, когда именно и какие блоки читали, а уведомление об открытии приходит в Telegram сразу. Это и есть момент для звонка: документ у человека на экране прямо сейчас. Если смета собрана из позиций, получатель отмечает нужные чекбоксами, итог пересчитывается сам — и к вам возвращается уже согласованный состав, а не письмо «а сколько без второй позиции».

Отправьте ближайшее предложение ссылкой и посмотрите, в какую минуту его откроют. Соберите первое КП бесплатно на opmax.ru.