Смета образец нужна, когда клиент просит «прикиньте, сколько выйдет», а у вас в голове цифры есть, но на бумаге их нет. Ниже разбираю, из чего смета состоит, как считать итог без ошибок и как положить её клиенту так, чтобы её прочитали до конца и не растащили на куски в торге. Пример вымышленный: монтажная компания «ВентМонтаж Про» считает вентиляцию для офиса.
Что такое смета и чем она отличается от коммерческого предложения?
Смета это расчёт: из каких работ и материалов складывается цена и сколько стоит каждая строка. Коммерческое предложение шире: в нём смета только одна часть, рядом стоят описание, сроки, условия и причина выбрать именно вас.
Смета для клиента часть решения, с кем работать: цифры показывают, что вы всё продумали. Внутри предложения она читается как расчёт под его задачу.
Из чего состоит смета образец: какие колонки нужны?
Минимум пять колонок: номер позиции, наименование, единица измерения, количество и цена за единицу. Шестая колонка, сумма по строке, считается как количество на цену.
Наименование пишите так, чтобы бухгалтер клиента понял его без вас: пишите полностью: «монтаж воздуховодов круглого сечения». Короткое «монтаж» ничего не объясняет, а полное название сразу показывает объём. Единицы выбирайте те, в которых вы реально считаете: метры, штуки, часы. Если смешаете квадратные метры и штуки в одной строке, итог перестанет сходиться, и клиент это заметит первым.
Группируйте строки по разделам: материалы отдельно, работы отдельно, доставка отдельно. Тогда клиент видит, за что платит, и на звонке спорит с конкретной группой, а не со всей суммой сразу.
Как посчитать смету на работы и не ошибиться в итоге?
Считайте в три прохода: сначала количество по каждой строке, потом сумму по строке, потом итог по разделам и общий итог. Каждый проход проверяйте отдельно, а не всё сразу.
Возьмём вымышленный пример. «ВентМонтаж Про» считает офис: 40 метров воздуховода по 1 200 ₽, 6 диффузоров по 2 500 ₽, монтаж одним комплектом за 18 000 ₽. Воздуховод даёт 48 000 ₽, диффузоры 15 000 ₽, монтаж 18 000 ₽. Итого 81 000 ₽. Важен порядок: у каждой строки видна сумма, и клиент может проверить её калькулятором за минуту.
Две частые ошибки. Первая: округлять на каждой строке, а потом удивляться, что итог разошёлся с суммой. Округляйте один раз, в конце. Вторая: забыть про то, что не лежит на поверхности, например доставку или выезд на объект. Если строку добавить позже, вопросов обычно больше. Подробнее про работы я писал в статье «Как составить смету на работы».
Смета образец на ремонт: чем отличается расчёт?
В ремонте почти всегда есть неопределённость: что откроется под старой отделкой, не известно заранее. Поэтому смета на ремонт чаще, чем другие, делится на твёрдую часть и часть с оговоркой.
Твёрдая часть это то, что вы можете посчитать сейчас: покраска и укладка. Часть с оговоркой лучше выделить отдельным разделом и прямо написать, от чего зависит её сумма. Клиент проще принимает «вот это уточним после вскрытия», чем итог, который вырос на десять процентов после начала работ. Расчёт по ремонту подробнее разобран в статье «Как составить смету на ремонт».
Как подать смету клиенту: отдельным файлом или внутри КП?
Внутри коммерческого предложения, если можете. Отдельный файл клиент открывает без контекста, смотрит на итоговую строку и сразу сравнивает её с чужой суммой.
Когда смета стоит после описания работ и сроков, клиент сначала читает, что получит, и только потом видит цену. Рядом с ней удобно положить опции: то, что можно добавить или убрать. Тогда разговор идёт не «скиньте скидку», а «давайте уберём вот это и получим такую сумму». Если вам всё же нужен файл, например для закупки по форме, положите его вторым вложением, а в письме дайте ссылку на основное предложение. Про форму самого КП есть образец коммерческого предложения.
Что видит продавец, когда смета отправлена ссылкой?
Когда КП со сметой отправлено ссылкой в OPmax, вы получаете в Telegram сообщение о первом открытии, а в кабинете видите, сколько секунд клиент провёл на смете. Если страницу открывают с третьего разного устройства, приходит сообщение «похоже, переслали». Кому именно, сервис не знает, поэтому это повод позвонить и спросить, а не вывод.
Поэтому на звонок вы приходите с конкретикой: вы видите, сколько он провёл на смете, и спрашиваете про цифры, а не «ну как вам предложение?». Опциональные строки в таком КП клиент включает и выключает сам, итог пересчитывается сразу.
Как сделать смету понятной, чтобы клиент не торговался за каждую строку?
Покажите смету целиком и объясните, что входит в каждый раздел одной фразой. Торг за строку начинается там, где строка непонятна: клиент не знает, что за ней стоит, и просит убрать «на всякий случай».
Помогают две вещи. Пишите наименование полностью, без внутренних сокращений. Выносите необязательное в опции, чтобы клиенту было что убрать, не ломая основу. Ещё держите рядом срок действия цены: если материалы меняются в цене, клиент должен видеть, до какого числа расчёт верен. Дату называйте только ту, которую можете выдержать. Если в смете есть оговорка, например про материалы заказчика, напишите её рядом со строкой, к которой она относится, а не в конце документа мелким шрифтом.
Короткая проверка перед отправкой: итог сходится при пересчёте на калькуляторе, единицы измерения в одной строке не смешаны, доставка и выезд видны, оговорки вынесены отдельно, опции отделены от основы. Если всё на месте, смета читается как расчёт под задачу клиента. Как собрать такую смету в сети, а не в файле, я разбирал в статье про смету онлайн.
Что делать, если клиент просит смету «в Экселе»?
Дать ему файл, если он нужен для работы, но не терять основное предложение. Клиент часто хочет Excel, чтобы переслать расчёт коллеге или поправить количество под себя.
Тогда файл идёт как дополнение к КП, а не вместо него. В основной версии остаются описание, сроки и условия, в приложении только цифры. Так вы сохраняете контекст: человек, открывший только таблицу, увидит строки, но не ваши аргументы, а они как раз объясняют, почему цена такая. Договоритесь заранее, какая версия главная, чтобы при расхождении не спорить, чьи цифры верные.
