Вам пришло коммерческое предложение, и вы пока не знаете, что с ним делать. Ответ на коммерческое предложение пишут все, кто что-то закупает: владелец небольшой фирмы, снабженец, директор, который сам выбирает подрядчика. Чаще всего ответ откладывают, потому что отказывать неловко, а соглашаться рано. Порядок простой: прочитать, задать вопросы, решить и написать. Ниже короткие ответы на вопросы, которые возникают у получателя, и готовые формулировки, которые можно взять почти без правок.
Нужно ли отвечать на коммерческое предложение, если оно не подошло?
Лучше ответить: короткое «спасибо, пока не подходит» занимает минуту и закрывает вопрос для обеих сторон.
Отвечать необязательно, но это вежливо и экономит время обеим сторонам. Менеджер, которому не ответили, не знает, прочитали его предложение или оно потерялось. Он звонит, пишет в мессенджер, напоминает через день и через три. Всё это время вы получаете лишние сообщения, а он тратит время на человека, который уже решил. Одна фраза от вас избавляет обоих.
Как написать ответ на коммерческое предложение, если вы согласны?
Напишите, что принимаете предложение целиком или с уточнениями, назовите следующий шаг и срок: счёт, договор, дату начала.
Например, ООО «Ромашка» получило КП от «ВентМонтаж Про» на монтаж вентиляции. Хороший ответ выглядит так: «Здравствуйте. Предложение устраивает, берём вариант с резервной линией. Пришлите, пожалуйста, договор и счёт на аванс, начать хотим с понедельника». В этих строках есть и решение, и дата начала. Менеджеру не придётся уточнять, что вы имели в виду, а вам не придётся пересказывать всё заново по телефону.
Если согласны не со всем, так и напишите: «Берём пункты 1 и 3, пункт 2 откладываем». Частичное согласие лучше молчания, потому что сделка уже движется.
Что отвечать, если вопросов больше, чем ответов?
Задайте все вопросы одним письмом, нумерованным списком, и назовите дату, к которой вам нужен ответ.
Когда вопросы приходят по одному, на переписку уходит неделя. Соберите всё в один заход: что входит в цену, какие позиции можно убрать, какие сроки гарантированы, что будет при задержке. Такой список показывает продавцу, что вы читали предложение внимательно и всерьёз его рассматриваете. А срок в конце письма помогает вам самим: вы больше не откладываете решение.
Как вежливо отказать, чтобы не испортить отношения?
Поблагодарите, назовите одну настоящую причину и оставьте дверь приоткрытой, если готовы вернуться позже.
Причину называть не обязательно, но она ценна для продавца: он узнаёт, что поправить в следующем предложении. Честные причины бывают разные: дорого, сроки не подходят, выбрали другого подрядчика, бюджет заморозили. Любую из них можно сказать спокойно. Не обещайте «обязательно вернёмся к вам», если не собираетесь. Это самая неприятная формулировка для продавца: он ждёт и тратит время на надежду.
Рабочий вариант: «Спасибо за предложение. В этот раз выбрали другого подрядчика, у него короче сроки. Если у вас получится выходить на двадцать дней быстрее, будем рады посмотреть ещё раз». Здесь есть благодарность и причина, а условие оставляет разговор открытым.
Чем «пока не подходит» отличается от отказа?
«Пока не подходит» означает, что к предложению претензий нет, а решение откладывается. Отказ закрывает вопрос.
У этих двух ответов разная цена для продавца. Если вы пишете «пока не подходит», он понимает, что может позже вернуться с напоминанием, и спокойно ждёт. Поэтому такой ответ нужно сопровождать сроком: «вернёмся к вопросу в январе, когда пройдёт сезон». Без срока это тот же молчаливый отказ, только растянутый на месяцы. Если решать вы вообще не собираетесь, лучше честно напишите «нет»: так продавцу проще, и вам тоже.
Что сказать, если цена не устраивает?
Назовите, на какую сумму вы рассчитывали или какие позиции готовы убрать, и спросите, возможен ли такой вариант.
Фраза «дорого» мало что даёт: продавец не знает, дорого на десять процентов или в два раза. Лучше конкретика: «бюджет у нас потолочный, укладываемся в сумму на пятую часть меньше. Что можно убрать из сметы, чтобы пройти в эту границу?» Тогда он пересчитает смету или честно скажет, что ниже не получится. Есть и обратная сторона: просить скидку без причины и без встречных условий редко работает. Назовите, что даёте взамен, например предоплату или больший объём. О том, как цена и срок связаны с самим предложением, написано в статьях про КП с ценами и срок действия КП.
Как это выглядит, если предложение пришло ссылкой?
Вместо файла вам приходит ссылка: вы открываете страницу с телефона или компьютера, ничего не устанавливая и не регистрируясь.
В OPmax коммерческое предложение собрано именно так: смета, пакеты, срок цены и кнопка «Принять предложение». Клиент может сам включить или выключить необязательные позиции, и итог пересчитается сразу. Рядом есть кнопка «Пока не подходит»: нажимаете её и выбираете причину — «Дорого», «Долгие сроки», «Выбрали других» или «Отложили». Писать письмо не нужно: принять можно одним нажатием, а отказаться — выбрав причину из списка. Имя, телефон и почту сервис у вас не спрашивает. Продавец видит, что вы открывали страницу (если вы не отключили аналитику), и получает уведомление, когда вы принимаете предложение или отклоняете его. Если вам прислали файл, всё остальное из этой статьи работает так же, просто ответ придётся писать самому.
Когда лучше отвечать и сколько ждать?
Отвечайте, пока предложение свежее, и не позже срока, который указан в самом КП.
Если в предложении есть дедлайн цены, у него есть причина: продавец закладывает его в расчёт. Опоздали на два дня, и вам могут прислать новую цену. Не готовы решить к сроку, напишите об этом заранее: «нужно ещё три дня на согласование внутри компании, подойдёт?» Одно такое сообщение сохраняет прежние условия и избавляет от неприятного сюрприза.
Если срока нет, ориентируйтесь на собственную задачу. Сезонная работа не ждёт, поставка к конкретной дате тоже. А вот разовая закупка без спешки может подождать неделю, но и тогда стоит отправить короткое «получили, изучаем, вернёмся такого-то числа». Продавец увидит, что предложение не утонуло.
Что делать, если предложение пришло без запроса с вашей стороны?
Прочитайте первый экран и решите за минуту, есть ли в нём вообще ваша задача. Если нет, ответ можно не писать или ограничиться одной строкой.
Холодные предложения приходят всем. Если письмо явно рассылка, адресованная «руководителю», и ни одной цифры про вашу компанию в нём нет, нормально просто не отвечать. Но если в предложении видно, что человек изучил ваш бизнес и попал в реальную потребность, потратьте минуту на ответ, даже если сейчас не готовы. Как устроены такие предложения с обратной стороны, можно прочитать в статье про ответ на запрос КП.
Какие фразы лучше не использовать в ответе?
Не пишите «мы подумаем» без срока, «обязательно вернёмся», если не вернётесь, и «ваше предложение интересное», когда оно вам не нужно.
Продавцы читают такие ответы как «да, но позже». Они пишут через неделю, потом ещё раз, и вы тратите время обеих сторон. Прямая фраза «сейчас не берём, причина такая-то» звучит жёстче, но на деле честнее и уважительнее. Продавец, которому отказали по-человечески, спокойно вернётся с новым предложением, когда оно станет актуальным, а тому, кого водили за нос, возвращаться уже незачем.
