Запрос коммерческого предложения: как попросить, чтобы ответы можно было сравнить

Запрос отправлен пятерым поставщикам. Через неделю в почте лежат пять ответов: PDF на семь страниц, письмо прямо в теле сообщения, таблица Excel, один прайс целиком вместо расчёта и одна фраза «давайте созвонимся». Положить их рядом и сравнить нельзя. По Вордстату запрос коммерческого предложения ищут больше девяти тысяч раз в месяц, и чаще всего ищут образец письма — но вежливая формулировка эту беду не лечит. Ответы не сравниваются не потому, что поставщики небрежны, а потому что запрос не задал рамку, и каждый заполнил её по-своему.

Что положить в запрос

• Что именно вам нужно — в единицах, а не в словах. «Нужна упаковка» и «нужно 5 000 флаконов 100 мл с крышкой 24/410» — разные запросы. Первый вернёт вилку цен в пять раз, второй — цифру.
• Объём и периодичность. Разовая партия и пять партий в год стоят по-разному, и поставщик не угадает, о чём речь. Если объём вы сами ещё не знаете — так и напишите, это тоже ответ.
• С НДС или без, и на каком режиме работаете вы. Самая частая причина, по которой два ответа расходятся на двадцать процентов, а обсуждают их так, будто расходятся по существу.
• Что входит в цену. Доставка, подъём, тара, монтаж, пусконаладка, гарантия. Не назвали — половина посчитает с этим, половина без.
• Срок поставки и срок действия цены. Второе просят редко, а зря: без него ответ живёт до первого пересмотра закупочных цен у поставщика, и вы об этом не узнаете.
• Срок ответа и формат. «Ждём до пятницы, ценами построчно, а не общей суммой» — одна строка, которая делает пять ответов сопоставимыми.
• Кому задать вопрос. Имя и телефон человека, а не общий ящик. Поставщик, которому некому позвонить, додумает недостающее сам.

Просите построчный расчёт, а не общую сумму

Общая сумма — единственное число, которое невозможно проверить и не с чем сопоставить. Построчный расчёт показывает, где поставщики разошлись: у одного дороже материал, у второго вдвое больше работ, у третьего в смету попало то, чего вы не просили. Это же и защита от торга вслепую: скидку просят не «вообще», а у конкретной строки.

Попросите ссылку, а не вложение

Файл замирает в день отправки. Через месяц вы открываете тот же PDF, звоните по указанной цене и слышите, что она уже другая — и формально поставщик прав, документ был верен на дату. Живая ссылка на этот вопрос отвечает сама: в ней всегда та редакция, которая действует сейчас. Если ответ нужно подшить или отнести руководителю — попросите и ссылку, и файл: одно другому не мешает.

Что у вас остаётся, когда предложение принято

Вопрос, который всплывает через полгода: а что именно я тогда принял? С файлом ответить нечем — файлов к этому моменту четыре версии. Со ссылкой возможен обратный неприятный случай: документ поправили после согласования, а вы этого не увидели.

В OPmax предложение остаётся на одной и той же ссылке, а не расходится копиями по почте: в нём есть кнопки «Принять» и «Отклонить», и обе стороны всё время смотрят в один документ, а не в файл, разошедшийся по правкам.

Если запрос пришёл вам

Тогда вы по другую сторону стола, и всё перечисленное — ваш чек-лист: чего в запросе не хватает, о чём спросить до расчёта и что показать построчно, чтобы вас сравнивали по делу. Смета с чекбоксами пересчитывается сама, когда закупщик включает и выключает опции, а вы видите в кабинете, что предложение открыли и какие разделы читали, — и звоните тогда, когда его читают, а не через неделю наугад. Соберите первое КП бесплатно на opmax.ru.