Коммерческое предложение на поставку: как собрать список позиций, чтобы цена не устарела к ответу

Коммерческое предложение на поставку отличается от всех остальных одним: убеждать в нём почти нечего. Клиенту не нужно объяснять, зачем ему кабель, метизы или упаковка — он уже знает, зачем. Ему нужно сравнить вас с двумя другими поставщиками по позициям, ценам и срокам. Поэтому такое КП — это таблица, а вокруг неё три абзаца обвязки.

И ломается оно не в тексте, а в таблице.

Что должно быть в КП на поставку

Набор скучный, но пропуск любого пункта возвращает вам письмо с уточнением и стоит дня:

• Позиция так, как её называет клиент — с артикулом, ГОСТом или маркировкой, а не только вашим внутренним именем. По этой строке вас будут сравнивать с конкурентом, и совпасть она должна с его строкой.
• Цена за единицу и за объём отдельно. Если от партии есть скидка — покажите порог: «от 500 шт. — такая-то цена». Иначе клиент посчитает по верхней и уйдёт.
• Что входит в цену. Доставка, погрузка, тара, НДС — четыре вопроса, которые прилетают ответным письмом чаще всего. Ответьте на них до того, как их зададут.
• Сроки и наличие. «Со склада» и «под заказ 30 дней» — это две разные сделки, и путать их в одной таблице нельзя.
• Срок действия цены. Без него вы либо держите цену бесконечно, либо объясняетесь.

Если КП пишется в ответ на запрос закупщика — а так бывает чаще всего, — отвечайте строго по его форме: те же позиции, в том же порядке, с теми же единицами измерения. Закупщик сводит три предложения в одну таблицу вручную. Тот, чей ответ не пришлось переписывать, уже впереди.

Почему через неделю такое КП начинает врать

Вы отправили файл. Дальше происходит обычное:

• поставщик поднял цену на две позиции из двадцати — у клиента лежит документ, который обещает старые;
• клиент спрашивает: «а если взять без третьей и пятой строки?» — вы пересчитываете вручную и отправляете вторую версию;
• через месяц приходит похожий запрос, и вы собираете тот же список заново — потому что прошлый остался вложением в отправленных;
• вы не знаете, дошло ли вообще. Молчание одинаково выглядит и когда письмо не открыли, и когда предложение сравнивают.

Корень один: цены хранятся в файле, а файл — копия, оторванная от вас в момент отправки. Чем больше позиций, тем быстрее копия расходится с реальностью.

Как это решает OPmax

Мы исходили из того, что номенклатура у поставщика повторяется, а цены — нет.

• Клиент получает работающую смету, а не картинку. У позиций есть опции: клиент сам включает и выключает нужное и видит новую сумму на экране, не спрашивая вас. Обязательные позиции убрать нельзя, поэтому итог остаётся честным, а вопрос «а без третьей и пятой?» просто не долетает.
• Предложение уходит ссылкой, поэтому исправленная цена видна в уже отправленном документе. Кому обязательно нужен файл — рядом кнопка PDF с QR-кодом и ссылкой на актуальную версию. И в кабинете видно, открыли предложение или нет: молчание перестаёт быть непрозрачным.
• Клиент может сразу задать вопрос или забронировать звонок прямо в предложении — не нужно ждать отдельного письма.

С чего начать

Возьмите последний запрос на поставку, на который отвечали, и соберите ответ не таблицей во вложении, а ссылкой с живыми ценами. Разницу видно на первом же уточнении от клиента: отвечать на него не придётся. Соберите первое КП бесплатно на opmax.ru.