Как правильно оформить коммерческое предложение: что в оформлении работает на ответ, а что только на вид

Формы коммерческого предложения не задаёт ни один регламент — правила есть только у читателя, который открывает документ на минуту. Разбираем, что он должен увидеть без прокрутки, пять правил оформления, которые ускоряют чтение, и четыре приёма, которые выглядят красиво и мешают ответить.

Запрос «как правильно оформить коммерческое предложение» обычно означает не «где взять шаблон», а «есть ли правила». Правил нет: форма этого документа нигде не регламентирована. Зато они есть у читателя. Он открывает предложение на минуту, нередко с телефона, и оформление либо помогает ему за эту минуту найти предмет, цену и отличие, либо мешает. Отсюда и мерка: правильно оформлено то, что читается быстрее, а не то, что выглядит дороже.

Что читатель должен увидеть без прокрутки

Предмет и адресат в заголовке. Не «Коммерческое предложение», а «Поставка стеллажей для склада в Люберцах». По такому заголовку документ найдут в почте через месяц, а закупщик не перепутает его с четырьмя соседними.
Цена или вилка. Итог, спрятанный на третьей странице, читатель всё равно найдёт, но уже с раздражением. Сумма, срок и условия оплаты стоят рядом с заголовком, подробная смета — ниже.
Одно отличие. Строка, ради которой стоит читать дальше: срок, гарантия, что включено в цену у вас и не включено у других. Одна строка, не абзац.

Пять правил, которые работают на ответ

Одна колонка, один шрифт, два размера. Заголовки крупнее, всё остальное одинаковое. Каждый лишний шрифт и цвет — ещё одно правило, которое читателю нужно разгадать, прежде чем читать.
Таблица там, где сравнивают, текст там, где объясняют. Смета — таблица: позиция, количество, единица, цена, сумма. Описание подхода — короткие абзацы. Таблица из абзацев и абзац вместо таблицы одинаково не читаются.
Итог в одном месте. Сумма по позициям, налог, итого — подряд, в конце сметы, а не в трёх местах документа. Если вариантов несколько, у каждого свой итог, и они стоят рядом, чтобы разница была видна сразу.
Реквизиты вниз, клиента наверх. Логотип, ИНН и адрес офиса нужны на этапе договора, а не решения. Первый экран принадлежит задаче клиента, подвал — вам.
Один призыв и один человек. В конце — что сделать дальше (ответить, позвонить, согласовать состав) и кому: имя, телефон, почта. Не «наши менеджеры свяжутся», а конкретный человек, который ответит за цифры.

Что работает только на вид

Есть приёмы, которые выглядят оформлением, а на деле — препятствие.

Фон-картинка и текст поверх неё. На большом экране нарядно, на телефоне и в чёрно-белой печати текст пропадает.
Предложение одной картинкой. Макет из графического редактора не ищется поиском по почте, из него не скопировать цену — а сравнивать предложения закупщику удобнее в своей таблице. Картинку он либо перебьёт руками, либо отложит.
Три цвета и «фирменные» шрифты. Шрифта, которого нет на компьютере получателя, там и не будет: его подменит системный, и вёрстка разъедется.
Оформление, привязанное к одному файлу. Когда каждая правка цены — переверстка, документ либо не обновляют, либо отправляют старый. Тогда самое красивое предложение показывает цены прошлого квартала.

Проверка простая: распечатайте предложение на чёрно-белом принтере и откройте на телефоне. Если в обоих случаях за полминуты видны предмет, итог и к кому обращаться — оформление правильное, что бы ни говорил дизайнер.

Как это устроено в OPmax

Часть этих правил соблюдается сама собой: предложение — не файл, который вёрстают заново каждый раз, а страница с одним и тем же оформлением.

смета — таблица с флажками: клиент включает и выключает опции, итог пересчитывается сам, и спорить о сумме вариантов не приходится;
предложение открывается по ссылке без установки чего-либо, цены в нём актуальны на момент открытия, а не на момент отправки;
кому нужен файл — есть PDF с QR-кодом на живую версию;
в кабинете видно, что предложение открыли и какие разделы читали.

Соберите первое КП бесплатно на opmax.ru.